Nouvelles exigences de la loi sur la chaîne d'approvisionnement - votre entreprise doit-elle agir ?

La mise en œuvre de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte est oubliée par de nombreuses entreprises. Étant donné que la date limite de mise en œuvre pour certaines entreprises est déjà fixée à la mi-décembre et que la loi sur les obligations d'approvisionnement de la chaîne d'approvisionnement (ci-après "loi sur la chaîne d'approvisionnement") et le règlement de l'UE sur les minerais de conflit (adopté en 2017) exigent tous deux une procédure de plainte, dont vous ne devriez pas trop attendre pour la mettre en œuvre.

La procédure de plainte requise dans la loi sur la chaîne d'approvisionnement

En juin 2021, la loi sur la chaîne d'approvisionnement a été adoptée pour lutter contre les violations des droits de l'homme et la destruction de l'environnement dans le cadre de la production et du commerce. Les entreprises sont donc tenues de se conformer à la responsabilité des entreprises. La mise en œuvre et le respect de la loi sur la chaîne d'approvisionnement s'appliquent à toutes les entreprises basées en Allemagne, en fonction du nombre d'employés. Les entreprises de plus de 3 000 employés devront avoir mis en œuvre ces exigences d'ici 2023. Les entreprises comptant plus de 1 000 employés d'ici 2024. Outre le respect des obligations de diligence raisonnable en matière de droits de l'homme et d'environnement dans la chaîne d'approvisionnement, le § 3 consacre également l'obligation d'établir une procédure de plainte.

L'article 8 fixe les règles de la procédure de réclamation en vertu desquelles l'entreprise doit mettre en place une procédure de réclamation qui soit également accessible aux fournisseurs indirects ou à d'autres personnes.

À cet égard, l'article 10 prescrit l'obligation de documenter et de rendre compte des mesures prises sur la base des plaintes reçues.

L'absence ou l'insuffisance d'une procédure de plainte conformément à la loi sur la chaîne d'approvisionnement peut être sanctionnée par le BAFA d'une amende pouvant aller jusqu'à 800 000 euros. La procédure de plainte requise est inscrite dans le règlement (UE) 2017/821 du Parlement européen et du Conseil du 17 mai 2017 établissant des obligations de diligence raisonnable en matière de chaîne d'approvisionnement pour les importateurs de l'Union d'étain, de tantale, de tungstène, de leurs minerais et d'or provenant de zones de conflit et à haut risque.

L'article 4 e) du règlement prescrit un mécanisme de réclamation dans les obligations relatives au système de gestion en tant que système d'alerte précoce pour l'identification des risques :

"...introduire ou fournir un mécanisme de réclamation en tant que système d'alerte précoce pour l'identification des risques, que ce soit par le biais d'accords de coopération avec d'autres opérateurs économiques ou organisations ou en facilitant le recours à un expert ou un organisme externe tel qu'un médiateur."

Comme pour la loi sur la chaîne d'approvisionnement, il est également exigé que le mécanisme de règlement des griefs "... permette à toutes les parties intéressées, y compris les dénonciateurs, de faire part de leurs préoccupations concernant les circonstances de l'extraction et du commerce des minéraux et de la manipulation de ces minéraux dans les zones de conflit et à haut risque, ainsi que de leur exportation depuis les zones de conflit et à haut risque."

Pourquoi la loi sur l'approvisionnement de la chaîne d'approvisionnement et le règlement de l'UE sur les minerais de conflit conduiront inévitablement à la mise en œuvre de la directive européenne sur les notifiants.

Après de nombreuses discussions, la directive européenne sur les lanceurs d'alerte (directive (UE) 2019/1937 - " EUWBR ") est entrée en vigueur en décembre 2019. Contrairement à l'opinion souvent répandue, la directive a un effet direct, c'est-à-dire sans être transposée en droit national. La directive européenne prévoit également des sanctions pour les entreprises qui tentent d'empêcher les dénonciations en ne mettant pas en place un système de dénonciation. Les exigences de la directive européenne sur les dénonciateurs sont presque identiques à celles des lois susmentionnées :

• Les entreprises sont tenues de mettre en place des canaux d'information permettant aux dénonciateurs de signaler d'éventuelles infractions à la loi. Les lanceurs d'alerte peuvent être toutes les personnes qui ont obtenu des informations sur d'éventuelles violations dans le cadre de leurs activités professionnelles. Il s'agit notamment des employés, des membres des organes de direction, des indépendants ou encore des proches des contractants, des sous-traitants ou des fournisseurs.
• Les canaux de signalement à établir par les entreprises doivent être conçus, mis en place et exploités de manière à préserver la confidentialité de l'identité du dénonciateur et des personnes mentionnées dans le rapport. Des mesures appropriées doivent être prises pour empêcher les personnes non autorisées d'accéder à ces informations.
• Les rapports du système d'alerte doivent être traités par une personne ou un service impartial au sein de l'entreprise ou en dehors (par exemple, un médiateur externe), qui est également responsable de la réception du rapport et du suivi (par exemple, la clarification) des rapports.

Conclusion

Pour répondre aux exigences des mécanismes de réclamation légaux susmentionnés, il existe différentes options - de la solution logicielle coûteuse pour les entreprises à une mise en œuvre personnalisée pour les PME disposant d'un budget adapté. Les avantages pour votre entreprise de commencer à mettre en œuvre dès maintenant sont les suivants :

• La loi sur la chaîne d'approvisionnement exige une procédure de plainte, qui est passible d'une amende si elle n'est pas appliquée.
• Le règlement de l'UE sur les minéraux de conflit exige une procédure de plainte.
• La directive européenne sur les dénonciateurs est liée par des délais de mise en œuvre.
• Si vous êtes fournisseur de grandes entreprises qui relèvent du cadre juridique susmentionné, vous devrez inévitablement fournir des preuves en tant que fournisseur afin de ne pas perdre votre statut de fournisseur.

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la mise en œuvre d'un système d'alerte ou d'un mécanisme de traitement des plaintes approprié et efficace - nous serons heureux de vous conseiller et de vous aider à cet égard.

Plus d'informations

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Le texte a été rédigé par Saskia Rotterdam